Privacy Statement – Zwemvereniging de Meer

De zwemvereniging de Meer vindt het belangrijk dat al haar leden met plezier kunnen sporten en dat de aan de vereniging beschikbaar gestelde persoonsgegevens op de juiste wijze worden gebruikt.

Toelichting
In mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht geworden. Deze verordening regelt wat er allemaal wel en niet mag met betrekking tot persoonsgegevens ter bescherming van de privacy van de burgers. Naast het gebruik van persoonsgegevens is ook het gebruik van (digitaal) beeldmateriaal aan strikte regels gebonden.

Een korte toelichting:
Volgens de verordening maakt een vereniging zich schuldig aan een ‘verwerking van gevoelige persoonsgegevens’ wanneer de vereniging een foto met sporters herkenbaar in beeld op bijvoorbeeld haar website of social media-platform plaatst. Naar de letter van de verordening mogen foto’s alleen geplaatst worden als alle daarop afgebeelde personen daarvoor hun toestemming hebben gegeven. Een vereniging zou ook moeten kunnen aantonen dat deze toestemming verkregen is.

Als de exacte letter van de verordening gevolgd zou worden, is het voeren van goede communicatie, met name via social media, voor een sportvereniging een vrijwel ondoenlijke opdracht. Gelukkig is de realiteit genuanceerder. Bij de beoordeling van individuele gevallen rondom ‘verwerking van gevoelige persoonsgegevens’ wordt bekeken in hoeverre er sprake is van zorgvuldigheid en proportionaliteit. In de praktijk betekent dit dat verenigingen er goed aan doen om bij het plaatsen van foto’s (en andere berichten) altijd af te wegen of het bericht gepast is. Als iemand vervolgens bezwaar maakt tegen de publicatie van zijn naam, foto of andere persoonsgegevens is het verstandig daar correct naar te handelen en op verzoek het bericht te verwijderen. Wie zich aan die basisregels houdt, zal niet snel in de privacyrechterlijke problemen komen, want in Nederland wordt zelden opgetreden tegen goedwillende twitteraars en soortgelijke communicatie-enthousiastelingen.

Persoonsgegevens
De volgende vereisten zijn van toepassing op de ledenadministratie van zwemvereniging de Meer:

  • Bij inschrijving geeft het lid toestemming voor het verwerken van de gegevens;
  • De ledenadministratie houdt de lidgegevens juist en nauwkeurig bij;
  • De lidgegevens worden afdoende beveiligd;
  • Op verzoek zal ZV de Meer inzage verlenen in de eigen opgeslagen lidgegevens;
  • ZV de Meer gebruikt de lidgegevens uitsluitend voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.

Protocol gebruik beeldmateriaal
ZV de Meer hanteert een protocol voor het plaatsen van beeldmateriaal zoals foto’s en video’s op de website van ZV de Meer en op social media zoals bijvoorbeeld facebook, twitter en groeps-Whatsapp van de vereniging. In het protocol kunt u de regels lezen, waaraan ZV de Meer zich houdt als het gaat om beeldmateriaal van onze leden, begeleiders en andere betrokkenen.

Gebruik website/social media

  • ZV de Meer beheert de website www.zvdemeer.nl
    Deze website heeft tot doel informatie te verstrekken over de vereniging, de trainingen en de evenementen die ZV de Meer organiseert. Deze informatie is bestemd voor leden, ouders/verzorgers van jeugdleden, externe contacten en belangstellenden.
  • Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website berust bij ZV de Meer. Het is niet toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur van de vereniging.
  • Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie mogen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden.
  • Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht;
  • Er worden geen foto’s van individuele kinderen geplaatst op de website van ZV de Meer, als de ouders/verzorgers hier tegen bezwaar hebben gemaakt. Bij voorkeur alleen foto’s plaatsen waarop minimaal twee à drie kinderen te zien zijn.
  • Achternamen worden alleen geplaatst als de persoon/personen een functie bekleden bij ZV de Meer, zoals leden van het bestuur en begeleiders en trainers. Als de betreffende persoon het hiermee niet eens is, wordt de achternaam alsnog verwijderd.
  • Er worden geen adressen en telefoonnummers genoemd anders dan van diegene met een functie voor ZV de Meer, zoals leden van bestuur en begeleiders en trainers.
  • Als ouder/verzorger problemen heeft met het gebruik van beeldmateriaal, dan zal in overleg met deze persoon besloten worden dit beeldmateriaal te verwijderen;
  • Leden en/of ouders/verzorgers van jeugdleden die bezwaar hebben tegen het gebruik van beeldmateriaal, dan wel beeldmateriaal van hun kind(eren), dienen dit schriftelijk kenbaar te maken bij het bestuur. Dit bezwaar wordt in de ledenadministratie opgenomen, zodat hiermee vervolgens rekening gehouden kan worden. Dit bezwaar kan altijd weer worden herroepen.
  • Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de eigen ZV de Meer website, facebook-pagina en andere eigen social media.

Maken van foto en video opnames

  • Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie en kunnen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden of uitgenodigde pers.
  • Mogelijke omstandigheden waarbij opnamen gemaakt kunnen worden, zijn :
    a. Trainingen;
    b. Door de vereniging georganiseerde evenementen;
    c. Door derden georganiseerde evenementen waar een groep leden deelneemt;
    d. wedstrijden en (officiële) toernooien;
    e. overige verenigingsactiviteiten;
  • Het is niet toegestaan foto’s en of video opnames te maken in kleedruimten.
    Bewaking privacy gebruik van opnamen
  •  Voor zover de opnamen louter voor eigen gebruik zijn bedoeld en het een persoon uit het eigen gezin betreft, gelden geen nadere bepalingen. De vereniging aanvaard geen enkele aansprakelijkheid hiervoor;
  • Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht;
  • Door een trainer en/of coach kan gevraagd worden filmopnames en foto’s te maken van zijn/haar team omwille van het verbeteren van de prestaties. De volledige opnamen worden enkel ter beschikking gesteld aan de door de trainer en/of coach aangewezen personen. Gedeelten van de opnamen kunnen echter gebruikt worden voor de website;
  • In alle andere gevallen van foto- en video-opnames dient goedkeuring te worden verkregen van het bestuur van de vereniging.
  • Ouders van jeugdleden en leden, die bezwaar hebben tegen het maken van opnames in algemene zin, kunnen dit bezwaar, met redenen omkleed, kenbaar maken bij het bestuur.

Sancties
Bestuursleden, begeleiders, coaches en trainers hebben een voorbeeldfunctie als het gaat om het gebruik van beelddragers. Zij dienen te allen tijde te handelen naar dit protocol.

Indien zich een incident voordoet, zal het bestuur hier zorgvuldig mee omgaan. Afhankelijk van de ernst van het incident zal het bestuur disciplinaire maatregelen treffen of desnoods het incident melden aan de betreffende instanties. Betrokken ouders/verzorgers worden direct geïnformeerd.

Tot slot
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet alsmede in twijfelgevallen beslist het bestuur.
Dit Privacy Statement is op 14 mei 2018 vastgesteld door het bestuur van de zwemvereniging de Meer en is ter inzage opgenomen op de website van de vereniging